De praktijk van Management of Change

Ik help inmiddels al meer dan 15 jaar verschillende bedrijven met hun veiligheidsbeheersysteem. Daarbij is mij opgevallen dat bedrijven vaak problemen hebben met Management of Change (MoC). MoC is geïntroduceerd door de wetgeving omtrent risicovolle bedrijven, maar is toepasbaar en nuttig voor alle organisaties.

MoC is van belang voor alle bedrijven, overheden en andere organisaties zoals de gezondheidszorg.

Wanneer een bedrijf onder het regiem van het Besluit risico zware ongevallen 2015 (Brzo15) valt of onder de Aanvullende Risico Inventarisatie en Evaluatie (ARIE) van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) dient dit bedrijf een Veiligheidsbeheersysteem te hebben. Een verplicht onderdeel hiervan is “De wijze waarop wordt gehandeld bij wijzigingen”. Verandering van de normale situatie kan makkelijk leiden tot onbedoeld onveilig handelen of onveilige situaties. Het beheersen daarvan reduceert het risico op een incident en dat is het doel van Management of Change (MoC).  MoC is echter effectief toe te passen bij alle bedrijven, organisaties en overheden, waaronder gezondheidszorg, NGO’s, of defensie. Alle bedrijven of organisaties veranderen vaak (onderdelen van) hun processen en/of hun organisatie. Het toepassen van MoC zal helpen de verandering objectief en structureel beter in te voeren, risico’s te reduceren en draagvlak te vergroten. Daarbij maakt het niet uit of de verandering klein is of groot.

MoC: risicoreductie

MoC is niets anders dan risicoreductie. De directe link van de wijziging naar reduceren van het risico op zware ongevallen is niet altijd even duidelijk, waardoor deze toegevoegde waarde wat theoretisch of abstract over kan komen. Gelukkig is die toegevoegde waarde er echt wel. In mijn ervaring zit die vooral in het begin van de MoC tot en met de eerste multidisciplinaire sessie (de safety review). De toegevoegde waarde zit op een aantal gebieden, waarvan ik onderstaande punten belangrijk vind:

• Verhoging van de bewustwording van de potentiele effecten van een wijziging;
• Verhoging van de kwaliteit van de beslissingen aan de voorkant;
• Verbreding van het draagvlak voor het project en van de beslissingen;
• Verhoging van de kwaliteit van beslissingen tijdens de rest van het project en met name tijdens de uitvoeringsfase

Management of Change in de praktijk

Als gekeken wordt wat in de praktijk als verandering wordt gezien, lijkt dit bijna alles te zijn. Het gaat over permanente veranderingen, tijdelijke veranderingen en noodveranderingen. Het heeft betrekking op technische veranderingen, functionele veranderingen en organisatorische veranderingen. Het komt er ongeveer op neer dat alles wat afwijkt van normaal onder de MoC valt. Als er bij wijze van spreken een bout wordt gekocht bij een nieuwe leverancier is dat een verandering die beheerst moet worden. We willen tenslotte niet dat een vliegtuig neerstort of een reactor explodeert, omdat er een verkeerde of slechtere kwaliteit bout is gebruikt. Maar ook een verandering van een procedure of een organisatiewijziging kan een behoorlijk risico geven. Het gevolg hiervan is dat er heel vaak een MoC aan de orde is.

MoC van A tot Z

Als een verandering voorgesteld wordt, moet als eerste bepaald worden of deze verandering een MoC moet doorlopen. Dat kan door in eerste instantie te beoordelen of de verandering een effect heeft op de veiligheid. Dit geldt ook wanneer dat effect een verbetering is. Om naar veiligheid te kijken is voor een Brzo-bedrijf vanzelfsprekend, maar andere aspecten zoals kwaliteit, imago, en milieu kunnen eenvoudig meegenomen worden (zie hieronder “Nog extra toegevoegde waarde van MoC”).Gestart wordt met een risico-inventarisatie en -evaluatie in een multidisciplinair team (een safety review). Hierin worden de verschillende gevaren geïnventariseerd voor zowel de uiteindelijke nieuwe situatie als voor de implementatiefase. Dankzij het multidisciplinaire karakter van het team is het makkelijker om te bepalen welke risico’s belangrijk zijn. Deze gevaren worden vervolgens beoordeeld, bijvoorbeeld met behulp van een Risico beoordelingsmatrix, om zo tot de risico’s te komen. Wanneer uit de beoordeling blijkt dat de risico’s te hoog zijn, moeten maatregelen (Lines of Defence, LoD) worden getroffen om deze risico’s te reduceren tot een acceptabel niveau. Dit kunnen heel voor de hand liggende maatregelen zijn, zoals procesbeveiligingen en het plaatsen van hekken rondom een werkplek tot meer ongebruikelijke maatregelen zoals ’s nachts werken en het gebruik van andere materialen. Deze maatregelen dienen vervolgens onderdeel te worden van het project.

Mocht uw organisatie zo’n Risico beoordelingsmatrix nog niet hebben dan kan een basale matrix eenvoudig en snel opgesteld worden toegespitst voor uw  organisatie. De impact hoeft natuurlijk niet beperkt te worden tot veiligheid, maar kan ook andere gevaren adresseren (imago, kosten, milieu, kwaliteit). Tevens voegt MoC in de afronding en de evaluatie van een project waarde toe. Die zit in mijn ervaring voornamelijk in het:

• Zorgen dat documentatie, zoals “as built” tekeningen ook daadwerkelijk gemaakt gearchiveerd worden;
• Zorgen dat veranderde risico’s verwerkt worden in de betrokken risico inventarisaties en evaluaties;
• Zorgen dat het project geëvalueerd wordt en verbeterpunten gevonden en gebruikt gaan worden.

Goede documentatie gaat veel tijdwinst opleveren. MoC moet aantoonbaar zijn dus is het niet te voorkomen dat er ook een stuk administratie is. Het evalueren van het project draagt bij aan bewustwording en aan een cultuur van continu verbeteren. Het doorvoeren van verbeteringen zal per definitie een positief rendement geven.

Nog extra toegevoegde waarde van Management of Change

Wettelijk gezien hoeft MoC alleen toegepast te worden op veiligheidsaspecten. Als het hiertoe beperkt wordt, laat men kansen liggen. Het is logisch om breder te kijken naar het effect op milieu, kwaliteit, imago, continuïteit, beveiliging, personeel en/of kosten. Aspecten kunnen ook samengevoegd worden om er zo voor te zorgen dat er niet te veel verschillende effecten beoordeeld hoeven te worden en het overzichtelijk blijft. Voor diverse van deze aspecten zijn vaak al risico inventarisaties en evaluaties uitgevoerd. In de nieuwe ISO9001:2015 wordt hieraan aandacht gegeven.

Een pragmatische aanpak

Ik merk dat er bij veel organisaties weerstand is om Management of Chance uit te voeren. Het wordt als een zware belasting gezien op een vaak toch al overbelaste situatie. Bovendien komt het moment meestal ongelegen. Er is eigenlijk altijd sprake van tijdsdruk. Op zo’n moment wordt MoC door de betrokkenen als vertragend en belastend gezien. Als het een urgent project is, zoals een spoedreparatie met andere onderdelen, is dit gevoel nog sterker. Dit kan door een pragmatische aanpak sterk worden gereduceerd. De MoC zelf kan risico-technisch worden bekeken, waardoor die zaken gedaan worden die ook echt toegevoegde waarde geven. Belastende zaken, die geen toegevoegde waarde hebben, kunnen worden vermeden. Door de MoC geen administratief monster te laten worden, zal het draagvlak verder toenemen, waardoor de waarde van de MoC weer verder zal vergroten. Ik heb b.v. safety reviews voorgezeten waarbij vooraf de interne projectleider van de verandering de beleving had dat het alleen maar “zonde van de kostbare tijd zou zijn, die beter aan nuttige dingen kon worden besteed”. Na afloop was die beleving volledig gedraaid en voelde de projectleider zich juist gesteund en was overtuigd dat het project hierdoor duidelijk beter was geworden.

Hulp nodig met MoC?

Heeft u vragen over Management of Change? Loopt u vast in het traject in het implementeren van MoC in uw organisatie? Neem contact met mij op via m.vdpavoordt@kuiperburger.nl of per telefoon op 085-044 26 00. Ik help u graag!

Marco van de Pavoordt