Wanneer de overheid nadruk legt op risicobeheersing, dan heeft dat voor de burger en voor het bedrijfsleven een veiligheidsbevorderende uitwerking. Immers, door risicobeheersing worden procedures nauwkeuriger en wordt de naleving van procedures zorgvuldiger. Bij de provincie Noord-Holland wordt erkend dat certificering met ISO-9001 een belangrijke voorwaarde voor risicobeheersing is.

Het Betere Werk

Aan het woord is Ruud Veltmeijer, hoofd van het bedrijfsbureau van de provincie Noord- Holland en als zodanig tevens formeel directievertegenwoordiger voor het kwaliteitszorgsysteem. Over de aanleiding tot certificering vertelt hij: “De directe procedurele aanleiding vormde de in 2001 verschijnende IPO-nota (Interprovinciaal Overleg) ‘Het Betere Werk’. Daarbij ging het om een aan de ISO-9001 gelinkte set kwaliteitscriteria voor vergunningverlening. Alle provincies zouden eind 2003 aan die criteria moeten voldoen. Ook ons college heeft toen de intentieverklaring ondertekend. In 2003 is een hernieuwd concept van de IPO-nota ‘Het Betere Werk’ verschenen. Ook hieraan heeft ons college zich gecommitteerd. Nu werd afgesproken dat elke provincie eind 2004 niet alleen zou beschikken over een ISO-9001 gecertificeerd kwaliteitszorg voor ‘vergunningverlening’ maar ook voor ‘handhaving’.” Het management team van de afdeling Milieubeheer en Bodemsanering van de provincie Noord-Holland heeft in 2002 een nog ambitieuzer besluit genomen. Ruud vertelt hierover: ”Onze afdeling ambieerde om al eind 2003 aan de ISO-norm voor vergunningverlening en handhaving te voldoen. Maatschappelijke en dus onderliggende aanleiding vormde het verhoogde risicobewustzijn door maatschappelijke rampen zoals: de cafébrand in Volendam en de vuurwerkramp in Enschedé. Tekortkomingen op het vlak van vergunningverlening en handhaving kunnen immers aan het ontstaan van dit soort rampen bijdragen. Voor ons een extra behoefte om risico’s te beperken of te beheersen door middel van een goed opgezet kwaliteitszorgsysteem.”

Certificeringstraject

Omdat de provincie de noodzaak van certificering inzag zijn er in het certificeringstraject nagenoeg geen obstakels geweest. Vrij snel was er een breed draagvlak binnen de afdeling voor het ingezette traject. Wel heeft de certificering ertoe geleid dat procedures op onderdelen aangescherpt zijn. En taken, waarover geen formele afspraken bestonden zijn geformaliseerd. Ook zijn parallelle en vergelijkbare procedures binnen verschillende bureaus geüniformeerd. Ruud Veltmeijer: “De aanloop tot certificering duurde een kleine twee jaar. Het ging om een intern traject binnen onze afdeling. Op momenten is er wel betrokkenheid en advisering van de zijde van de concern controller geweest. Interne trekker was de kwaliteitscoördinator van onze afdeling Milieubeheer en Bodemsanering. Opdrachtgever was het hoofd Bedrijfsbureau van onze afdeling. Alle activiteiten in het kader van het certificeringstraject werden besproken en uitgezet in een Advies- en Overlegwerkgroep. Daaraan namen het hoofd Bedrijfsbureau, de kwaliteitscoördinator, zes vertegenwoordigers van de diverse bureaus van de afdeling en ook Kuiper & Burger deel. Daarnaast zijn nog ongeveer 10 mensen ingezet als auditor.

Taakverdeling

“Aanvankelijk vervulde Kuiper & Burger een coördinerende rol. Het proces werd door hen getrokken, waarbij onze afdeling de inhoudelijke input leverde. Begin 2003 is er een kwaliteitscoördinator bij de afdeling aangesteld. Vanaf dat moment werd de rol van Kuiper & Burger primair adviserend in de richting van de kwaliteitscoördinator. Kuiper & Burger werd steeds meer van een procestrekker een procesbegeleider. Kuiper & Burger is erin geslaagd de afdeling procesmatig en vakinhoudelijk op excellente wijze te ondersteunen. Maar het bureau is er ook in geslaagd het product en de bijbehorende kennis en beleving iets van de afdeling te laten zijn. Hun begeleiding was aanvankelijk zeer intensief; wel drie dagen per week. Maar vanaf voorjaar 2003 was de begeleiding beperkt tot twee dagdelen. Het beheer van de certificering ligt nu bij de kwaliteitscoördinator. Voor elk proces is een proceseigenaar aangewezen die ervoor moet zorgen dat procedures aan de maatschappelijke en wettelijke actualiteit worden aangepast. Verantwoordelijk voor iedere procedure is steeds een lid van het management team.” aldus Ruud Veltmeijer.